システム開発をしているとお客様と要件定義をしたり、機能仕様を検討したり、QAであったりと打ち合わせをする場面が数多く存在します。
会議と言えば議事録を残すのが常識だったりしますが、簡単なメモ書きだけだったり、酷いのは自分のメモ書きだけで議事録そのものがなかったり・・・・議事録は書くんですが・・・書き方が酷かったりと。
特にエンジニアはドキュメント書きが苦手だったりするので、そういったシステム開発の現場でもすぐ実践できる議事録の残し方の基本中の基本を説明したいと思います。
この記事を読むと次のことがわかります！
最後までお付き合い下さい。
・議事録に記載する項目
・議事録を書く上で注意すべき点
議事録とは？
そもそも議事録とはなん事でしょうか？
議事録（ぎじろく）、会議録（かいぎろく）とは、会議の内容の文字による記録である。速記に基づいて普通の文字で記載したものを特に速記録（そっきろく）という[1]。民事訴訟の口頭弁論の記録である口頭弁論調書や刑事訴訟の公判の記録である公判調書は議事録・会議録に類するものである。
一般的に「会議の内容を文字で残したもの」と考えましょう。基本的には会議の全てを文字で残します。
議事録に記載する項目
議事録に記載する内容は次の項目が一般的です。
- 日時
- 開催場所
- 参加者
- 書記
- 会議のタイトル
- 議題（アジェンダ）
- 会議の内容
これらが記載されている必要があります。項目はわかりました。項目の意味もわかります。
ですが、１〜６までは何を書くは一目瞭然何ですが、7番目の「会議の内容」に何を書いたら良いのかがよくわからない。会議の内容には何を書いたら良いのかをもう少し掘り下げてみましょう。
議事録の目的
議事録の目的、議事録が存在する意味とは何でしょうか？議事録には明確な目的が存在します。それが次の3つです。
- 会議の記録を残しておく
- 会議に参加していない人と内容を共有する
- 会議で決定した事を関係者全員に承認を得る
これらを満たさない議事録は議事録ではないと言えます。これも言葉にするのは簡単です。これだけ見ても実際は満たすってどういう事？ってなりますよね。もっと具体的に掘り下げる必要がありそうです。
議事録が必要になる場面
具体的に掘り下げていきましょう。実際に議事録が必要になる場面とはどんな場面でしょうか？
関係者全員から内容に不備が無いと承認を得られた議事録を利用する場面です。パッと思いつくのは次のようなものじゃないでしょうか？
- 会議で発生したアクションをスケジュールに組み込む
- 会議で決定した事項を仕様書などのドキュメントに記載する
はい。これらも必要です。でも必要と言えば必要なんですが、スケジュールやドキュメントに必要事項は転記されるので、恒久的に議事録が必要になるかと言われると、そういうわけではなさそうですよね。それにこれはメモ書きから会議直後にすぐ作業を行えば良いだけなので、あまり意味を持ちません。
では実践で議事録が必要になるのはどんな場面でしょう？
とっても重要な場面があります。それこそが議事録の真の存在意義であり、この場面で「議事録があったから納得した」「議事録があったから理解できた」と言われる議事録こそが、真の議事録と言えます。
それは・・・
何でこんな仕様になったの？といった場面です
システム開発をしていると、ある時突然「あれ？これって何でこんな仕様になってんの？」とか「何でこんな実装しているの？」といった場面が必ず発生します。この場面こそが議事録の真価を試される場面なんです！
会議の際に仕様策定の経緯がキッチリと記載されているかどうか？これこそが議事録のもっとも重要な要素であり、「なるほど、こういったケースがあるから、この仕様なのか」とか「たしかにあの時にこういう発言があって仕様を取り下げたね」などと、会議での議論がリアルに蘇った上にその時状況判断をした場面がリアルに再現出来る事こそが、素晴らしい議事録であると言えます。
議事録に必要な記載内容
さて、具体的に必要な場面となる事がわかったら何を記載すべきか見えてくると思います。ポイントは会議の内容です。他の項目は書くことは決まっているようなものなので割愛します。
決定事項を記載する
これは当たり前ですよね。会議で決定した内容です。しかし、意外と見落としがちな事があります。この見落とされがちなポイントを議事録でキッチリ埋めましょう。決定事項は会議の内容の冒頭でサマリー的にまとめておくと見やすくて良いです。
さて、このアクションも「○○をする」だけでは不十分です。
これではこのアクションを誰がやるのかもわからないですし、いつまでにやったら良いかがわかりません。この様な場合、どうなるのか？
よくあるのが、誰かがやると思って結局誰もやらないポテンヒット。こんな会話、よく聞きません？
佐藤「え？田中さんがやると思ってた」
田中「え〜！？あれは佐藤さんがやるんじゃないんですか？」
え？あれは田中さんがやるんじゃないの？
えー！？佐藤さんがやるんでしょー！？
完全にポテンヒット。人と人の間にタスクが落ちてしまっています。完全にお見合い状態。こうならない為にも、きっちりと「誰がやるのか」を記載しましょう。
それと同じくらい大切なのは「期日」です。こんな会話もダメなプロジェクトでは日常茶飯事です。
佐藤さんあれ終わった？。
今の作業終わってからやろうと思ってましたよ？
明日からの作業に必要なの！！
人は期日を切らなければ自分の都合の良い期日を設定します。期日を切らないと、今仕掛かり中の作業を中断してまでも割り込みでやってくれたりは少ないと思ってください。
決定事項に到るまでの会話（経緯）
さて、議事録の一番重要なポイントです。それが決定事項に到るまでの経緯をしっかり残しておく事です。
先ほども書いた様に「なぜこの仕様になったのか？」は必ず発生します。
開発サイドだけでなく、仕様を承認したユーザーも経緯を忘れる事が往往にしてあります。
こんな時に必要になるのが経緯です。重要なのは決定事項に到る直近の会話だけでなく、右往左往と意思がスウィングする様の記録を残しておきましょう。
意思が揺れる瞬間にやっぱり決まらなかった時には必ず、意思を揺らす発言があります。それを漏らさずに残す様にしてください。その流れの中で、色々と検討した結果にその仕様になったと判断できる様にします。当然、仕様決定となった最後の決定打になった発言を残すことは重要です。
最終的な仕様とは真逆の議論は議事録に記録するのは意味がない記録に思えますが、実は何かあった時に「なぜ真逆の仕様にならなかったのか？」を紐解く鍵があるのです。
何を書けば良いのかをまとめます
議事録を記載するポイントを最後にまとめます。
会社毎にある議事録のフォーマットの則る事が大切です。
その中でも一番伝えたい事が、会議の内容を書く所です。
この2つを抑えられている議事録は完璧と言えます。
皆さんも、この２点を意識して議事録を取る様にして下さい。議事録の要点を知ると会議のポイントがわかる様になり、自分が議事録の進行する時にも大いに役立ちます。
是非とも議事録スキルを磨いて下さい！
コメント