攻めの情報共有のあり方と実践と定着の難しさ

IT業界
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組織において「情報を共有したい」や「情報共有をすすめよう」などと言った話が多く聞かれます。
どんな情報を共有する事が必要なのかと言うのを考えてみたのですが・・・
考えれば考えるほどに難しい。情報共有をする事の意味を考えるほど、何をどの様に情報共有をすれば良いのでしょうか?
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なぜ情報共有をするのか?

情報共有をするにあたり、
「どんな情報を共有した良いのかわからない」
「情報を共有できるスペースを作ったが全く活用されていない」
そんな話はよく聞きますよね。
では、そもそも情報共有とは何のためにするんでしょうか?まずはそこから考えていかなければならないでしょう。
情報共有の究極的な目的としては「生産性の向上」に尽きると思います。決して知的好奇心を満たすためであったり、作業履歴的なログだったりではありません。得た情報によって生産性をアップする事が目的になります。
では情報共有をするとなぜ作業効率がUPするのでしょうか?

知識が増えて調査しなくて済む?

果たして本当にそうなんでしょうか?

知識を増やすだけなら学習と全く同じで書籍やWebサイト、セミナーなどから知識が得る事が出来ます。実際にこれらの情報を共有したとしても受け手側が理解する必要があります。もちろん、すぐ理解できる事もありますが、理解するのに時間がかかったり、理解の仕方に違いがあったりと、結果的に作業効率が上がっているとは言い難いものがあります。
そう考えると知識の共有が情報共有の真の姿とは言えなさそうです。

生産性をあげる情報共有とは何なのか

では、何を共有すると生産性が向上するのでしょうか?
本当に知識ではなんでしょうか?
先ほども書いたように知識を使うためには理解をする必要があり手間がかかります。
生産性が上がる情報とは「すぐ使えるもの」になります。その情報自体が実行力を伴うすぐ使えるものであれば、だれでも生産性を向上させる事が出来ます。
生産性を上げるための「すぐ使えるもの」とは次の条件を満たしている必要があります。
使う側に使うための前提知識が必要ない
実行する事により同じ結果/成果を得られる
誰もが使えて再現性がある。これらを満たしている「すぐ使えるもの」が共有すべき情報と言えます。言葉では簡単に言えますが非常に難しい。
とにかく情報共有で共有する情報とは、前提知識なしで誰がやっても同じ結果が得られる魔法のようなものが理想だと言えます。
そう・・・これはあくまでも「理想」です。これが情報共有で共有すべき理想です。
そして、理想は理想で終わらせるのではなく、理想に近づくためにもがく必要があります。
ここがポイントなんです!理想に近づくために行動する。
この理想に近づく行為そのものが情報共有のする人に求められるのでは無いでしょうか。
「『前提知識なしで誰がやっても同じ結果が得られる知識を共有する』事に近づく」
「すぐ使えるもの」じゃなければ情報共有の意味がないから発信しないとか、何でもかんでも情報をぶち込んでおけば情報共有になるとかでは無いという事です。
個々がこの理想を理解しながら情報を発信し磨きをかけていく。情報共有と言うとどうしても、自分の知りたい情報が受け身的に得られる仕組みを考えがちだと思うのですが、発想が逆です
情報共有の本質はただ単純に情報を得ることだけでなく、自ら発信して、自ら情報を育てて行く事だったんですね。
情報共有のイメージが段々固まってきました。
情報を道具に例えてみます。
誰かが作った道具を皆が使える道具箱にしまいます。
その道具を別の人が利用します。その人は便利に使う事ができたのでまた道具箱に戻します。
今度はまた違う人がその道具を使いましたが、こうした方が便利じゃないのか?と思って少し改良をして道具箱にしまいました。
こうやって少しずつ使いやすい道具になっていって誰もが便利に利用できる道具へと磨きがかかっていく。なんか、わかりにくくなったような気もしますが・・・情報共有もそんなイメージです。
最初はすぐ使えるような情報でもなく、誰がやっても均一な結果にならない様な個人個人のやり方的な情報だったり、一般的すぎて応用するの時間がかかる様な汎用的な情報でも、どんどん実践的に情報を育てていくイメージです。
当然最初から「すぐ使える」即戦力的な情報もあるでしょう。しかし、そうじゃない情報も多くあります。むしろ、そうじゃない情報の方が多いと思います。その様な情報をいかに戦力として育て上げるかがポイントです。情報自体が色々な人の体を通過して磨きがかけられて行くイメージです。
段々と見えてきましたね。
情報共有とは・・・
何でも情報を入れて置ける場所を用意する事
全員が情報を育る事が出来る場を用意する事
この2点が重要と言う事ですね。
何を入れたらいいかわからない・・・なんでも入れても良い
共有されている情報が活かされていない・・・情報を育てていない
そう言う事なんです。
とまぁ、ここまで書いておきながら育てる仕組みが思いついておりません。
組織にどんな仕組みを導入すれば情報を育てる事が出来るのか。
入れ物を作るのは簡単にできます。時間をかければ何でもかんでも入れてくれるようになると思います。ここまでは何の努力もいらないでしょう。
でも、情報をみんなで育てていく。これがなかなか難しい関門ですね。仕組みだけでなく意識も変えて行く必要があります。
この部分が欠落すると、情報が育たないから情報共有が促進されず、さらに情報が集まらないと言う負のスパイラルになっているんですね。
と言う訳で、情報共有の神髄、本質には近づけた気がします。
あとは残った大きな問題をどうやって片付けるかですね。

まとめ

さて、まとめです。
情報共有とは・・・
情報共有で必要となる情報は「すぐ使えるもの」である
情報共有とは情報を得る受け身ではなく、発信し情報を育てる攻めの行為である
最初から「すぐ使えるもの」は少ないので、まずは情報をアウトプットする
その情報をみんなで育てて「すぐ使えるもの」を増やしていく
これが情報共有の神髄であり正しい姿なのではないでしょうか。
受け身ではなく攻めの行為、積極的な行動そのものが求められます。
情報共有は仕組みの導入ではなく、この意識を地道に浸透、定着させる事が大切です。
という事で今回はまとめとさせていただきます。

最後までお付き合い頂きありがとうございました。

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