仕事ができない人のメールの３つの特徴

仕事のできない人という表現はあまり好きではないが、そういう人がいるのは確かだ。

ここで仕事のできない人の定義をしておきましょう。ここがズレていると話が通じなくなりますからね。

私の考える仕事ができないとは、「言われたことができない」「与えられたタスクがこなせない」ではなく、「周囲の仕事を増やす」「周囲の時間を浪費させる」人の事だと考えています。

「言われたことができない」「与えられたタスクがこなせない」は本人の能力以外にも仕事を与える側にも責任がある事が多いので、仕事を遂行できない人を「仕事ができない」と判断するのは短絡的ですよね。仕事を出す側が適切でない期間で出してしまったりとか、的外れな指示だったりとかの可能性もあります。

しかし、「割り当てられた仕事の内容を理解せずに適当な仕事をして周囲に後始末をさせる」であったり、「仕事の指示を適当におこなって不必要な仕事を増やす」は明らかに周囲の仕事を増やし、時間を無駄に浪費させているタイプで、「仕事ができない」と言えるでしょう。

私自身もそういったタイプの人と数多く仕事をしてきました。そんな「仕事ができない人」を多く見てきた中で、メールの書き方に特徴がある事に気が付きました。

そんな仕事のできない人のメールの書き方についてまとめてみたいと思います。

仕事ができない人はこんなメールを書いてくる

今回、まとめている内容として文章がわかりにくいとかの特徴ではないです。メールの使い方についての特徴になります。

メールの使い方に難があり一緒に仕事しにくいなぁと思うことが節々に出てきます。

1番目の特徴です。

仕事のできない人の特徴として、全く繋がりのない内容の事柄を1つのメールに記載します。

例えば契約の話をしているメールに突然関係のない依頼をしてきたりしてきます。前述の契約の話はしている途中です。こうなるとメールは混乱します。2つの内容が錯綜しはじめるので、もう何がなんだかわからなくなります。

メールは返信したメールをつなげて表示するスレッド機能があるので、時系列で追いやすい特徴があります。しかし、2つの要件を1つのメールにまとめてしまうと、メールを追うのが大変になってしまいます。

こうなると、メールを受け取った側で要件ごとにメールを分ける必要が出てきて余計な仕事を増えてしまいます。

２番目の特徴です。

仕事のできない人の特徴として、適切なメールの宛先を設定していません。

メールは内容によって宛先を切り替える必要がありますよね。当たり前ですが。

これが特徴その１と相まって、メールの宛先がおかしくなっています。

最初に書いた要件はAさんにのみ伝える内容だったのですが、突然別の要件を書き始めます。この内容はAさんだけでなく他の関係者にも通達する必要がある内容だったりします。が、Aさんにだけ送ります。

メールを受け取ったAさんは、その内容を関係者に送付しなくてはいけなくなります。

３番目の特徴です。

メールのサブジェクト（題名）に無頓着です。

具体的には何かというと、とあるメールに返信返信と繰り返します。

この返信機能。大体のMUAでは送信してきた人をToとして、CCに入っている人たちはそのままCCに入れてきます。そうなんです。関係者に送付する際にいちいち宛先を選びなおさなくて便利だったりましす。

なので全然別の話題を新規でするときも過去のメールの返信から作るなんて事もあったりします。

その際にメールのサブジェクトをそのままで送ってきます。

「スレッド切れよ」とかツッコミもありますが、百歩譲ってスレッドはしかたないと思っています。

でもサブジェクトは変えてくれ。後で見返したりする時に訳が分からなくなります。

仕事ができない人のメールの特徴として、「コミュニケーションが取りにくい」感があります。

連絡の取り方などに難があるなぁと。

酷い時は例え客でも指摘して直してもらいますが・・・それでもすぐに元に戻るんですよねぇ。

さてさて、最近のビジネスシーンでメール自体がもうオワコンになっています。使い勝手の高いチャットツールを使うケースが増えてきていますね。

しかし、これらも諸刃の剣で正しく使えば強力なツールですが、誤った使い方をしていると偉い目にあいます。ただでさえメールよりもノイズが入りやすいチャットですから・・・

そんな折、電話に頼る人もいます。

仕事のできない人の特徴で良く挙げられる「すぐ電話する人」って本当にいます。

その話は別のところでいたしましょう。